Leia o post e descubra se negociar um contrato guarda-chuva é uma boa opção para se relacionar com a sua base de fornecedores.
José Carlos Martins F. de Mello
Negociador da Valor Agregado Consultores
Negociadores experientes sabem que, muitas vezes, é impossível definir todos os termos de um contrato complexo, especialmente quando existem condições que só serão conhecidas no futuro. Exemplo: uma empresa fornece mão de obra qualificada de engenharia, mas não sabe quantos clientes terá nos próximos meses ou anos. Ela não quer ter profissionais em seu quadro que podem ficar ociosos. Como resolver problemas como este?
Uma opção é negociar um contrato guarda-chuva, um modelo de contrato que permite flexibilidade em relação ao tipo e volume de bens ou serviços a serem adquiridos, eliminando a necessidade de uma negociação completa do contrato sempre quando o produto ou serviço é necessário. Neste exemplo, uma solução pode ser um contrato guarda-chuva com uma consultoria que fornecerá os profissionais assim que os novos contratos forem assinados. Um acordo guarda-chuva possui dois tipos básicos de condições contratuais:
- condições fixas durante todo o prazo do contrato: preços, especificações técnicas do produto ou serviço, locais e prazos de entrega, por exemplo;
- condições variáveis para cada pedido ou ordem de compra: volumes de fornecimento, datas e locais de entrega, por exemplo.
Neste exemplo, as condições fixas seriam valor do homem-hora, a qualificação de cada categoria profissional e prazos para início dos trabalhos, enquanto o número de profissionais, onde trabalharão e quando a prestação dos serviços será iniciada seriam as condições variáveis.
Outras aplicações: uma tempestade alaga a sua empresa causando a parada da produção ou uma máquina alugada falha bem no meio de alguma operação importante. Situações como essas não marcam hora para aparecer e, portanto, é conveniente estar preparado para quando (e se) elas surgirem. Neste exemplo, um contrato guarda-chuva garante que, independentemente da situação, haverá um equipamento ou serviço disponível para atender à necessidade da empresa contratante.
VANTAGENS DO ACORDO GUARDA-CHUVA
Um acordo guarda chuva pode ser uma ferramenta bastante útil, veja algumas vantagens:
- o contratante tem a solução quando precisa (as vezes de forma urgente) sem a necessidade de gastar tempo e dinheiro fazendo cotações em emergência
- muitas condições (as fixas) já estão fechadas no acordo genérico, o que agiliza o fechamento das condições variáveis (muito menos burocracia)
- ganho de tempo, evitando novas cotações sempre que o bem ou serviço é necessário (evita o atropelo das compras em emergência)
- abre oportunidades para novas parcerias com o fornecedor do contrato
Além das vantagens acima, o contrato guarda-chuva libera o profissionais de compras para trabalhar melhor as compras mais estratégicas da organização.
ARMADILHAS OCULTAS DE UM ACORDO GUARDA-CHUVA
Um acordo guarda-chuva pode ser uma boa ideia, mas é preciso ter cuidado para não cair em armadilhas. Veja algumas:
- Resista à tentação de negociar um acordo guarda-chuva para um tipo totalmente diferente de bem ou serviço que não foi contemplado no contrato inicial. Embora possa parecer desejável usar um contrato existente para minimizar os custos de negociação de um novo contrato, há um risco significativo envolvido com essa abordagem. Se você tem um contrato para o fornecimento de mercadorias é arriscado aumentar o seu escopo para incluir fornecimento de serviços. É melhor fazer outro.
- Evite fazer contratos guarda-chuva para itens ou serviços não repetitivos
- Evite um contrato sem data prevista para renovação. O tempo passa e as condições podem mudar
- Nenhum contrato tem condições precisas de prever tudo que possa acontecer no futuro, sendo assim, estabeleça critérios para a solução de divergências que possam ocorrer durante a administração do contrato
NEGOCIANDO UM ACORDO GUARDA-CHUVA ESTRATEGICAMENTE
Negociar um contrato guarda-chuva não é fácil e algumas diretrizes ajudam a ter um bom contrato.
- Especifique muito bem os benefícios do contrato para todas as partes
- Comprometa a trabalhar em conjunto, estipulando com clareza o escopo do contrato e sua duração
- Inclua no acordo os valores de cada organização, como regras de ética e tolerância a riscos
- Especifique com que frequência as partes revisarão e renegociarão os termos do contrato
- Antecipe os riscos e perigos do acordo
- Estabeleça como serão negociadas as possíveis dificuldades que possam surgir durante a administração do contrato
Um contrato guarda-chuva pode ser uma boa solução para se relacionar de forma eficiente com fornecedores. Avalie adotar esta forma de contratação em situações em que exista uma certa regularidade e alguma previsibilidade dos serviços ou mercadorias, para que o fornecedor possa programar e disponibilizá-los quando eles forem necessários.
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