Você prospectou, visitou, conheceu o prospect e enviou a proposta. Ele convida para uma reunião para fechar o negócio. Quais são as etapas que você deve seguir para negociar?
José Carlos Martins F. de Mello
Negociador da Valor Agregado
Muitos compradores vão diretamente para os números dizendo: “você tem que melhorar sua proposta” ou “preciso de um desconto de 10%.” Este é o modo usual, mas é a melhor forma de conduzir uma negociação?
Negociação é um processo que pode envolver tensão, emoção, às vezes agressividade (reprimida ou não) e esses fatores podem levar uma negociação tecnicamente possível ao impasse. É de se esperar que o nível de tensão seja máximo na etapa em que são extraídas concessões por todas as partes, sendo preferível atingir essa etapa de forma gradual. Assim, ir direto para a etapa de concessões deve ser um risco a ser evitado, mesmo que o outro seja impaciente e tenha essa tendência. Assim, as propostas (ou contrapropostas) devem ser apresentadas somente na etapa 3 e avaliadas na etapa 4 de um processo de 5 etapas. Veja e entenda as 5 etapas.
ETAPA 1 - CONTATO PESSOAL
No contato pessoal não se fala do objeto da negociação. É conveniente iniciar com temas não polêmicos para criar um ambiente de harmonia e confiança e tentar entender as pessoas que estão do outro lado.
Utilize a “Regra da Afinidade”. Imagine que, ao iniciar essa etapa, você descobre que o outro negociador nasceu na sua cidade, que estudaram na mesma escola e que alguns de seus professores foram os mesmos. Vocês ficam, por alguns instantes, “lembrando dos velhos tempos”, sem se preocupar com a negociação. Este contato facilita o processo posterior porque o relacionamento entre duas pessoas é mais harmonioso quando elas descobrem que possuem algum ponto comum. A descoberta de que praticam o mesmo esporte, ou que são da mesma cidade, ou que estudaram na mesma escola pode criar um vínculo inicial que facilita a relação posterior, criando uma relação confiável que pode ser fundamental para o sucesso da negociação.
Isso pode acontecer de forma natural, mas negociadores habilidosos utilizam esta etapa para procurar pontos comuns entre eles com a finalidade de criar uma harmonia inicial.
Alguns perguntam: qual ser a duração desta etapa? A resposta não é simples e depende, inclusive, das características pessoais do outro. Uma sugestão é cuidar para não estender muito esta etapa.
ETAPA 2 - ALINHAR
Nessa etapa vamos conversar sobre temas da negociação, mas ainda sem colocar nossas posições. Em uma negociação onde uma proposta já foi apresentada é conveniente trocar informações e esclarecer dúvidas que ainda possam existir. Caso a proposta inicial não tenha sido apresentada, tenha calma: ainda não é o momento certo para apresentá-la. Nessa etapa é conveniente trocar informações não críticas, mas que podem ser importantes para o bom andamento do processo. Alguns comportamentos típicos desta etapa:
- Inicie revendo a pauta (agenda) se houver ou estabeleça a pauta se não tiver sido feita antes
- Trate das formalidades: estabeleça as regras da negociação
- Estabeleça prioridades e prazos: faça perguntas do tipo “quanto tempo temos para negociar?”
- Esclareça os pontos serem negociados e também a ordem em que serão abordados
- Teste as suposições feitas no planejamento. Este é um ponto importante: dificilmente temos todas as informações necessárias à negociação quando planejamos. Sendo assim, aproveite esta etapa para verificar se as suposições feitas no planejamento são reais
Esta etapa é normalmente negligenciada, mas é fundamental passar por ela. A troca mútua de informações não polêmicas pode levar à criação de um ambiente de harmonia e de confiança que pode tornar mais produtivas as etapas posteriores.
ETAPA 3 - ESCLARECER INTERESSES
Nessa etapa os valores, prazos e outras condições devem ser apresentados e discutidos. Em uma negociação onde a proposta foi apresentada, os valores e prazos do vendedor já estão na proposta inicial e foram esclarecidos na etapa anterior. Neste ponto o comprador deve apresentar sua contraproposta e aí surgem as diferenças que devem ser trabalhadas na etapa 4 para chegar ao acordo. É importante que a contraproposta não se transforme em um ultimato que pode dificultar a etapa seguinte.
Negociar em etapas apresenta inúmeras vantagens: os negociadores tem a oportunidade de conhecer melhor a problema a ser solucionado pela negociação e o nível de tensão que pode estar presente na etapa seguinte é atingido de forma gradual, o que pode tornar a etapa 4 mais produtiva e eficaz.
ETAPA 4 - PROCURAR SOLUÇÕES
Agora é preciso procurar soluções para as diferenças que surgiram na etapa anterior. Como agir nesta etapa vai depender da estratégia de negociação escolhida: competitiva ou colaborativa.
A escolha da estratégia pode ser feita em 2 momentos: se você conhece o outro negociador, a estratégia pode ser definida no planejamento da negociação. Caso seja a primeira negociação você deve usar o conhecimento adquirido nas etapas anteriores para definir a estratégia a utilizar na etapa 4.
Se a estratégia escolhida for a competitiva se inicia extração ou troca de CONCESSÕES. A tensão é máxima, mas foi alcançada de forma gradual através das 3 etapas anteriores o que pode facilitar o acordo.
Negociadores competitivos usam poder e técnicas de concessão para extrair o máximo de concessões do outro, mas se escolher esta estratégia, use o poder com ética. Negociar de forma competitiva não significa blefar ou enganar o outro negociador.
Esta etapa é a que traz mais ansiedade e alguns negócios são fechados sem uma análise racional e crítica. Acontece muitas vezes: as condições iniciais foram sendo totalmente modificadas durante o processo e as mudanças na proposta original podem ter sido tão significativas que o negócio pode não ser mais vantajoso nem conveniente. Na realidade, pode ter passado a ser outro negócio, muito diferente do previsto inicialmente. Contudo, os negociadores, presos ao ambiente tenso e emocional da negociação, podem não perceber que as modificações foram significativas e fecham negócios inadequados nas novas condições.
Para evitar isso, antes de concluir uma negociação importante, é conveniente fazer uma pausa, mesmo que só mental e checar pontos como:
- quais são os novos postos-chave do acordo?
- devemos realmente fechar o negócio nas novas condições propostas?
- quais são os novos riscos envolvidos?
Essa prática simples pode evitar um acordo desastroso do qual você certamente se arrependerá no futuro.
Na estratégia colaborativa, as diferenças são entendidas como um problema a ser solucionado pelos negociadores. A troca legítima e transparente de informações pode levar a soluções criativas que atendam a todas as partes. Faça várias propostas, trabalhe em conjunto com o outro para descobrir soluções para um problema comum. O uso de técnicas de brainstormig pode ajudar.
Saiba como negociar de forma colaborativa: Leia A NEGOCIAÇÃO VISTA COMO UM PROBLEMA (a ser solucionado)
ETAPA 5 - FECHAR
Para concluir o acordo é importante estar atento aos sinais de fechamento que o outro negociador possa estar emitindo. À medida que seu limite vai sendo alcançado, as pessoas vão ficando mais agitadas, o ritmo respiratório muda e as concessões vão se tornando menores e mais difíceis de serem obtidas. Algumas táticas auxiliam o fechamento:
- contabilizar ganhos: faça um retrospecto dos acordos parciais já obtidos mostrando o que será perdido, caso o acordo não seja alcançado
- não se intimidar com as “ofertas finais”. Elas são iguais à tradicional “bebida saideira” que é pedida quando uma turma de amigos está em um bar. Da mesma forma que existem a primeira, a segunda, a terceira e muitas outras “saideiras”, pode existir também mais de uma “oferta final”.
- oferecer uma vantagem adicional condicionada ao fechamento (que será retirada, caso o acordo não seja alcançado naquele momento)
- e também a tradicional “dividir a diferença” que apela para o senso de justiça que todos gostamos de ter
O objetivo é chegar nesta etapa, mas ainda existe trabalho a ser executado. A acordo foi fechado, mas o contrato deve ser assinado, o material deve ser entregue ou o serviço deve ser executado. É importante planejar a implementação do acordo nesta etapa. Lembre-se de que, até esta etapa, nenhuma ação foi tomada ainda.
O objetivo da negociação é garantir o comprometimento das partes e não simplesmente realizar um acordo. A conclusão da negociação (razão de ser de todo o processo) não é um ato extraordinário e isolado: significa mais uma etapa no processo de negociação. Se as etapas iniciais tiverem sido conduzidas com eficiência, o fechamento pode ser uma consequência natural.
O acordo é fechado quando os negociadores percebem que as condições são aceitáveis para todas as partes e aqui existe um ponto importante: a percepção pode mudar com o tempo! O acordo é percebido como aceitável naquele momento e pode não ser considerado aceitável por uma das partes no momento seguinte.
Sendo assim, concluído o acordo, sele-o imediatamente, assinando um documento formal. O fato de se comprometer formalmente reduz o risco de que o outro considere que o negócio ainda não está totalmente fechado e tenha a tendência de cancelar o acordo.
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Leia também: 6 TÉCNICAS DE CONCESSÃO EM NEGOCIAÇÕES DISTRIBUTIVAS
